面接日程を変更するときは電話かメール、どっちがいいの？
印象が悪くならない電話の伝え方を知りたい！
こんな悩みにお答えします。
どうしても都合が悪くて面接日程を変更しなければならないこと、ありますよね？
連絡は電話か？メールか？迷うところです。
はじめに日程変更するときに意識してほしいことがあります。それがこちら。
日程の変更依頼からすでに面接が始まっている！
相手を不快にさせるような対応をしてしまうと、あなたの印象が悪くなり面接本番に影響します。
だから1本の電話やメールひとつにも細心の注意が必要なんです。
この記事では面接日程の変更連絡を失敗しないための対処法をご紹介します。
本記事の内容
- 緊急の面接日程の変更なら電話！それ以外はメールがいい
- 面接日程をお願いするときの大事なマナー
- 日程変更の上手な伝え方【電話・メールの例文】
- 変更を伝えるときの注意点
- よくある電話に関するQ&A
記事を読めば、日程変更の対処法だけでなく、あなたの印象が悪くならないための連絡マナーや注意点も理解できます。
読んだ後はスムーズに面接日程を変更できて、面接本番に進めるはず！
ぜひ参考にしていただき、面接へ進みましょう。
緊急の日程変更なら電話！それ以外はメールがいい
面接日程を変更するときは、面接日までの日数によって対応を変えなければなりません。
判断基準はこちら！
・面接日の当日～２日前のとき
・日程に余裕があるとき
いずれにしても都合が悪くなったら早めに連絡することがとても大事です。
というのも採用担当者が面接スケジュールを調整するのはかなり負担がかかるんです。
そんな負担を小さくしてあげるためにも、日程変更したいときは上記を参考に早めに連絡しましょう。
面接日程を当日に変更したい！伝え方と注意点を解説【例文あり】
では連絡するときどんなことに気をつければいいか？
大事なのはマナーのある伝え方です。そんなマナーをご紹介しましょう。
面接日程をお願いするときの大事なマナー
日程変更のお願いには、お詫びの気持ちとマナーを守った伝え方の２つがとても大切です。
どんな理由があろうとも日程変更はこちらの都合なので、相手に負担をかけることになります。
だから申し訳ないという気持ちをしっかり伝えることが重要なんです。
マナーのポイントとコツをご紹介しましょう。
お詫びの気持ちを伝える
繰り返しになりますが、面接日程を変更することは採用担当者へ負担と迷惑をかけることになります。
日程スケジュールの調整だけでなく、面接出席メンバーのスケジュール調整もあり、採用担当者にとってとても面倒な作業です。
だからどんな理由があっても、まずはお詫びをしっかり伝えましょう！
面接日程の変更はこの理由でOK！メールの書き方・注意点も解説
敬語を正しく使う
社会人として相手とコミュニケーションを取るときに注意すべきなのが、敬語です。
正しい敬語が使えないと、相手を不快にさせます。
これは就活生も同じ！学生も最低限の敬語が使えないとマズいです。
日程変更は相手に迷惑をかける行為なので、相手を不快にさせてしまうのは逆効果！
正しい敬語を使えるようにしておきましょう。
伝える内容は簡潔でわかりやすく！
電話もメールも短い時間や短い文章で用件を伝える必要があります。
日程変更の理由をくどくど伝えると、相手に内容が伝わらないだけでなく、言い訳に聞こえて相手を不快にさせることも…。
こうならないために電話やメールをする前に伝えたいことを整理しておきましょう。
簡潔でわかりやすく伝えることができます！
面接日程の変更はこの理由でOK！メールの書き方・注意点も解説
希望する日程・時間帯を伝える
面接日程を変更して終わりではありません！
別の日程で調整できないか相談することを忘れないでください。
コツはなるべく早い時期で希望する日程と時間帯を考えておき、採用担当へ調整をお願いすること。
希望日程は少なくても３候補日は用意しておくと、相手も調整しやすいので親切ですよ。
【常識】面接日程は早い方がいい！転職経験からわかった理由とは？
では具体的な電話とメールの伝え方を例文でご紹介しましょう。
コピペして活用してください！
日程変更の上手な伝え方【電話・メールの例文】
マナーを守った例文をご用意しました。
電話とメールの２つの伝え方があるので、状況に合わせて活用してください。
電話の伝え方
・あなた
お世話になっております。
私、明日面接をお願いしている◯◯と申します。
恐れ入りますが、採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。
・採用担当者
・あなた
私、明日の○時に面接を予定している◯◯と申します。この度は面接の機会をいただき誠にありがとうございます。
急なご連絡で申し訳ございません。明日どうしても外せない仕事が入ってしまい、面接に伺えない状況です。本当に申し訳ございません。
もし可能であれば、別の日程で面接を調整していただけませんでしょうか。
・採用担当者
・あなた
◯月○日から◯月○日であれば必ずお伺いできますがいかがでしょうか？
・採用担当者
・あなた
大丈夫です。ご調整いただきありがとうございます。
それでは◯月◯日の◯時にお伺いさせていただきます。
本日は私の都合で大変ご迷惑おかけいたしました。何卒よろしくお願い申し上げます。
では失礼いたします。
メールの伝え方【コピペOK！】
・件名
・宛先
人事部 採用担当 ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは「採用ご担当者様」でOK
・挨拶
◯◯ ◯◯（あなたのフルネーム）と申します。
・用件
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、仕事の都合でどうしても希望日程で調整することができない状況です。
本当に申し訳ございません。
こちらの勝手な都合で恐縮ですが、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか。
下記の日程であれば必ずお伺いさせていただきます。
第一希望 ◯月◯日(◯) １４時～１７時
第二希望 ◯月◯日(◯) 終日
第三希望 ◯月◯日(◯) １３時～
・締めの言葉
お忙しい中、ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
・署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
【例文コピペOK】面接の日程調整メールの書き方・10の常識を解説
最後に電話やメールで連絡するときの注意ポイントをご紹介します。
変更を伝えるときの注意点
電話とメールのそれぞれの注意ポイントです。
このポイントを守れないとあなたの印象が悪くなったり、最悪の場合、日程変更できず面接を受けられないことも…。
気をつけましょう！
電話で伝えるときの注意点
- 静かな場所・電波状況の良い場所から電話する
- 変更できたらお礼のメールを送る（口頭で話した面接日程の確認にもなる）
- 面接当日にあらためてお詫びとお礼を忘れない
ポイントは相手のことを考えて行動すること！
そうすることで、誠実さが伝わりあなたの印象が良くなりますよ。
メールを返信するときの注意点
- 24時間以内に返信する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 「cc」で届いたメールの返信には「全員に返信」を選択する
- 件名はそのままで・「Re」はつけたままでOK
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で
- 署名を忘れない
- 元の文章は削除せずに残す
＊「cc」とは…情報共有のために社内の他の人にも送っているメールのこと
企業とのメールのやり取りで大事なのは、ビジネスマナーを守ったメールを送ること。
マナー違反のメールを送ってしまうと、あなたにビジネスマナーが備わっていないことがバレてしまい、面接評価に悪い影響を与えることも！
注意しましょう！
電話で日程変更するときのQ&A
電話で面接日程を変更するときによくある悩みや質問をご紹介します。
Q. 採用担当者が不在だったらなんて言えばいいの？
そして電話があったことを伝言で残してもらい、「その時間にこちらからご連絡します」と伝えて再度連絡すればOK。
相手に電話してもらうのは失礼なのでやめましょう！
Q. 留守電になったらどんなメッセージを残せばいいの？
氏名を名乗り、「面接日程の件でご連絡しました。またあらためてご連絡いたします」と伝えます。そして時間をあらためてもう一度連絡しましょう。
ポイントは留守電に変更したい理由をくどくど説明しないこと！
用件は直接話すことがマナーです。
Q. 企業が折り返し日程変更の連絡をするって言ってたのに連絡が来ない…。どうすればいいの？
連絡が来ないと不安になりますよね！
調整に時間がかかることもありますが、１週間たっても連絡がなければ確認の連絡を入れましょう。
「１週間たちましたがご連絡がないので、確認のためお電話しました。」と催促する感じにならない言い方で電話してみるといいですよ。
Q. 日程を変更後また都合が悪くなった…どうしよう？
日程変更は１回までにした方がいいです。
２回も変更するとスケジュール管理ができない人と思われたり、「本当にうちに入社したいの？」と入社意思を疑われることもあり、印象が悪くなります。
とはいえどうしても都合が悪くなったときは、ダメもとで変更の相談をしてみましょう。
ポイントはしっかりとしたお詫びと相手が納得する理由を伝えること！
- 就活生の場合…単位や試験に関わる理由
- 社会人の場合…急な仕事のアポイントなど
このような大事な理由やどうしても変更できない理由で説明しましょう。
この際、嘘でも仕方ないです！
面接を受けるチャンスを逃さないことだけ考えましょう。
【例文コピペOK】面接の日程調整メールの書き方・10の常識を解説
まとめ：前日や当日の日程変更は必ず電話で伝えること！
面接直前の日程変更は相手に負担と迷惑をかけます。
だからなるべく早く電話で伝えることがポイント！
日程の変更から面接は始まっていると思い、誠実・丁寧に対応しましょう。
最後にポイントをまとめました。
✔️マナーを守った伝え方
- お詫びの気持ちを伝える
- 敬語を正しく使う
- 伝える内容は簡潔でわかりやすく
- 希望する日程・時間帯を伝える
✔️電話で伝えるときの注意点
- 静かな場所・電波状況の良い場所から電話する
- 変更できたらお礼のメールを送る（口頭で話した面接日程の確認にもなる）
- 面接当日にあらためてお詫びとお礼を忘れない
電話で伝えるときのポイントは、相手のことを考えた対応をすること！
これができれば、誠実さが伝わりあなたの印象が良くなることもあります。
✔️メールを返信するときの注意点
- 24時間以内に返信する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 「cc」で届いたメールの返信には「全員に返信」を選択する
- 件名はそのままで・「Re」はつけたままでOK
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で
- 署名を忘れない
- 元の文章は削除せずに残す
マナー違反のメールを送ってしまうと、あなたにビジネスマナーが備わっていないことがバレてしまい、面接の評価に悪影響になるので注意しましょう。
ご紹介したポイントを守れば、相手のことを考えた伝え方ができて、その結果、面接日程をスムーズに変更できますよ。
大事なのは面接本番！がんばりましょう。
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