企業から面接日程のメールが届いたけど、日程が合わなくて困った…
不採用になるのかな？
こんな悩みにお答えします。
会社が指定してきた面接日程の都合と合わないとき、焦りますよね。
- 辞退しないといけないの？
- 不採用になるの？
こんな不安な気持ちになることも…。
でも大丈夫！
日程は調整できる場合がほとんどなので安心してください。
この記事では、面接日程が合わないときの日程調整の依頼方法をご紹介します。
僕は就職氷河期に１００社近い応募と、３０代から転職を始め１５０社の応募と面接を経験してきました。
そんな膨大な経験から学んだノウハウなので、同じ悩みを持つ方のお役に立てるはずです！
本記事の内容
- 日程調整をお願いするメールの書き方ポイント
- メールを返信するときの注意点
- コピペOK！返信メールの例文
- 面接本番に向けた注意ポイント
日程調整をお願いするメールの書き方、注意点のポイントを詳しく解説するとともに、コピペして使える返信メールの例文もご紹介！
あなたが今抱える「面接日程が合わない」悩みをすぐに解決できます。
また面接日程が決まった後に待っている面接本番に向けた注意ポイントもご紹介しているので、不安の多い面接対策にも活用できますよ。
ぜひ記事を参考にして、面接本番に進みましょう！
面接日程が合わなくても大丈夫
繰り返しになりますが、企業が指定した面接日と都合が合わない場合、基本的に日程調整は可能です。
だから心配しないでください！
どうして「基本的に」と言ったかというと、まれに調整を認めてくれない企業があるからです。
これは採用スケジュール上、どうしても指定の面接日しか設定できないため、変更できない事情があるんです。
このような場合は縁がなかったと思ってあきらめるしかないです。
面接日程が合わないと不採用になる？日程調整のポイント３つと伝え方
こんな残念な結果にならないためにも、企業からの面接日程にはなるべく合わせるようにしましょう。
とはいえ、どうしても日程が合わない方のために面接日程の変更を依頼する方法をご紹介します。
日程調整をお願いするメールの書き方
日程調整を依頼するメールは、お詫びの気持ちとマナーを守った伝え方が大切です。
日程変更は相手に負担と迷惑をかけることになるので、日程調整していただくというお詫びの気持ちをまず伝えることが重要です。
書き方のポイントとしては、次の４つを守ってください。
- お詫びの気持ちを伝える
- 敬語を正しく使う
- 内容は簡潔で読みやすい文章にする
- 希望する日程・時間帯を書く
書き方の順序はこのパターンでOKです。
1.宛先
2.挨拶
3.お礼とお詫び
4.用件
5.締めの言葉
6.署名
メールの基本構成はこのような感じでOK！具体的な例文は後ほどご紹介します。
【常識】面接日程は早い方がいい！転職経験からわかった理由とは？
大事なのは、お詫びの気持ちとマナーを守った文章にすること！
ビジネスマナーの基本なので、しっかり押さえておきましょう。
つづいてはメールを返信するときの注意点を解説していきましょう。
メールを返信するときの注意点
企業とのメールのやり取りで大事なのは、ビジネスマナーを守ったメールを送ることです。
マナー違反のメールを送ってしまうと、あなたにビジネスマナーが備わっていないことがバレてしまい、面接の評価に悪影響になる場合も！
そうならないためにも、次の７つのポイントに注意しましょう。
- 24時間以内に返信する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 「cc」で届いたメールの返信には「全員に返信」を選択する
- 件名はそのままで・「Re」はつけたままでOK
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で
- 署名を忘れない
- 元の文章は削除せずに残す
基本的なマナーなので、必ず注意してください！
24時間以内に返信する
採用担当者はたくさんの応募者の面接日程を調整しなければなりません。
これが大変なんです！
あなたの返信が遅いと、調整作業が混乱し迷惑をかけることに…。
相手の立場を考えて、早めに返信しましょう。
会社のメールアドレスは使わない
在職中であれば、プライベートのアドレスを使うこと！
会社のアドレスは仕事上で使うものなのでマナー違反です。
また会社に転職していることがバレる恐れもあり要注意ですよ。
件名はそのままで・「Re」はつけたままでOK
返信するとき件名を書き直すのはNG！
どんなメールのやり取りをしているかわからなくなってしまうからです。
また返信すると件名に付く「Re」もそのままで大丈夫です。
「cc」で届いたメールの返信には「全員に返信」を選択する
「cc」とは、宛先以外の人に情報共有の目的で送信される機能です。
採用担当者は社内で情報共有しているという意味なので、あなたが返信するときは採用担当者だけでなく、「全員に送信」を選んで返信しましょう。
宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で
書き方のポイントでも説明しましたが、宛先は略さずに正式名称で書いてください。
たとえば（株）ではダメで、株式会社と書くこと！
名前も「鈴木 様」ではなく、「鈴木 一郎 様」にしましょう。
署名を忘れない
意外と忘れがちなのが署名です。
誰から送られてきたメールかわからなくなるので注意しましょう。
書く内容は、氏名・住所・メールアドレス・携帯番号でOKです。
元の文章は削除せずに残す
たまにメール返信のとき、相手から届いた文章をきれいに削除している方がいます。
これはNG！
件名を書き直さないことと同じで、どんなメールのやり取りをしているかわからなくなるので注意しましょう。
書き方と注意点を理解したところで、つづいては日程調整をお願いするメールの例文をご紹介します。
ぜひコピペして活用してください！
コピペOK！返信メールの例文
件名
宛名
人事部 ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは、「採用ご担当者様」でOK
挨拶
◯◯ ◯◯（あなたのフルネーム）と申します。
用件
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、仕事の都合でどうしても希望日程で調整することができない状況です。
こちらの勝手な都合で恐縮ですが、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか。
下記の日程であれば必ずお伺いさせていただきます。
第一希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
第二希望 ◯月◯日(◯) 終日
第三希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
締めの言葉
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
【例文コピペOK】面接の日程調整メールの書き方・10の常識を解説
面接日程が決まれば、次は面接です。
面接本番で気をつけるべきポイントをまとめました。
面接本番に向けた注意ポイント
面接までの準備と面接本番の大事なポイントです。
こんなこと？と思うかもしれませんが、すごく重要なポイントなのでしっかりチェックしましょう！
準備編
・面接場所
最寄り駅までの交通アクセスは最短ルートだけでなく、別のルートもチェックしておくと交通トラブルがあった場合に焦らないので安心です。
最寄り駅から面接会場までのルートは、目印となるビルやコンビニなどをチェックしておくと覚えやすくなります。
・面接時間
面接会場周辺に到着するのは３０分前がおすすめ。心が落ち着きます！
ゆっくりトイレに行ったり、最後に資料のチェックもできるので安心して面接に臨めます。
・持ち物
- 筆記用具
- 携帯電話（地図チェック・時計代わり） ＊電源オフ・マナーモードに
- 応募書類（履歴書・職務経歴書・自己PRなど）
- 面接向けの資料（面接対策・企業研究として）
- ハンカチ（ギリギリに到着して汗をかいたときなどあると便利）
・服装 身だしなみ
面接は第一印象が大切です。特に大切なのが清潔感！
シワシワな服装、整っていない髪、ゆるんだネクタイ、中途半端に伸びたヒゲなどは清潔感を感じられないので注意しましょう。
面接編
・自己紹介・自己PR
- あなたはどんな経歴があり、どんな経験をしてきたか？
- もっているスキルを企業へどう活かせるか？
これをしっかりアピールすることが大切です。
そのためには企業がどんな人材を求めているかを事前にチェックして、あなたの経験やスキルによってどんな貢献ができるかを具体的にアピールできることが重要です！
【転職テク】30代は自己分析が超重要！失敗しないポイントを紹介
40代の転職で大事な自分の強み！見つけるための4つの方法を紹介
【要注意】40代転職で大切なのは自己分析！方法とコツを詳しく解説
・転職理由
給料が安い、人間関係がつらいといったネガティブな転職理由は絶対にNG！
転職理由はポジティブに伝えることがポイントです。
40代は要注意！面接で転職理由を質問されたら…答え方のコツを紹介
【40代必見】失敗しない転職理由の作り方とポイント・面接にも有効！
・志望動機
相手に刺さる志望動機を作るには、３つのポイントを守ってください。
- 企業の採用条件と自分の経験・実績をマッチングさせる
- 具体性・オリジナリティのある内容にする
- 熱意・思いを伝える
このポイントを押さえることで、相手の印象に残る志望動機になります。
そのためにはまず企業研究や採用条件をしっかり理解することが大切です！
ちょっとしたテクニックで相手に伝わる志望動機に！そんなテクニックについてはこちらで詳しく解説してます。
40代転職の志望動機はどう書くべき？書き方のテクニックとコツを紹介
・逆質問
面接の最後に「何か質問はありませんか？」と聞かれて、「特にありません。」と答えてませんか？
絶対に質問してください！
早く緊張から解放されたいと思って、「特にありません。」と答えるのは、せっかくのアピールチャンスを逃していることになります。
質問することで、企業への関心度、熱意をアピールできます。
でも会社案内やホームページに書いてあることを質問するようなことはしないように！
企業研究していないことがバレます。
相手が思わず考えてしまうような鋭い質問ができるとインパクトを残すことができるので、事前に質問内容をしっかり考えておくことが大事です！
まとめ：日程調整は可能。返信メールはお詫びとマナーが大事！
日程が合わないことは仕方のないこと。お詫びをしつつ、日程の調整をお願いしましょう。
ただ日程変更は１回までにすること！
２回も変更すると入社意思を疑われたり、非常識な人と思われる場合もあるので注意してください。
最後にこの記事の大事なポイントをまとめて終わります。
✔️日程調整をお願いするメールの書き方
- お詫びの気持ちを伝える
- 敬語を正しく使う
- 内容は簡潔で読みやすい文章にする
- 希望する日程・時間帯を書く
✔️メールを返信するときの注意点
- 24時間以内に返信する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 「cc」で届いたメールの返信には「全員に返信」を選択する
- 件名はそのままで・「Re」はつけたままでOK
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で
- 署名を忘れない
- 元の文章は削除せずに残す
基本的なマナーなので、必ず注意してください！
面接日程の調整で間違ったやり方をしてしまうと、あなたの印象が悪くなり、面接に影響することもあるので、十分注意しましょう。
逆にマナーを守ってきちんと対応すれば、好印象になり、面接に良い影響を与えることも！
すでに面接が始まっていると思い、丁寧に対応することを心掛けてくださいね。
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