面接の日程調整をするときどうやってメールを返せばいいの？
面接日程を変更したいとき何て返信するの？
返信メールの例文を教えて！
こんな悩みにお答えします。
企業の採用担当者と直接やり取りする最初のアクション、それが面接日程の確認メールです。
メールのやり取りから面接が始まっているといっても言い過ぎではありません。
なぜかというとメールの書き方や伝え方が悪いと、あなたの印象が悪くなるからです。
だから社会人としてのマナーを守ったメールを書くことがとても大切なんです。
記事では、返信メールの書き方で悩む方のために、悪い印象を持たれないためのメールの書き方を紹介します。
本記事の内容
- メールを返信するときの１０の常識
- 面接日程が合わないときのメール対処法
- コピペOK 返信メールの書き方【４つの例文】
- 【経験者が語る】最低限押さえるべき面接対策
記事を読めば、社会人として守るべきメールの常識が理解できるだけでなく、面接日程を変更したいときの上手な伝え方もわかりますよ！
コピペしてすぐに使える例文も用意したので、今この瞬間にメールの書き方を迷っている方はすぐに活用してOK！
また面接本番に向けた対策も解説しているので、内定を勝ち取るまでのフォローも万全。
つまりご紹介するポイントを押さえることで、面接日程の返信メールの書き方と面接本番の対策が同時に理解できます！
面接日程のメール返信で悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
メールを返信するときの10の常識
メールの内容が相手にとってわかりやすく、不快感を与えないことが社会人としてのマナーです。
そんなマナーを守るために１０の常識を押さえましょう。
- 社会人としてのマナーを守る
- 内容は簡潔で読みやすい文章にする
- 24時間以内に返信する
- ccで届いたメールの返信は「全員に返信」を選択する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 件名はそのままで Reはつけたまま
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は正式な形で
- 元の文章は削除せずに残す
- お礼の言葉を入れる
- 署名を忘れない
このポイントを守れば相手に不快感を与えないメールができるはずです。
それぞれポイントを見ていきましょう。
社会人としてのマナーを守る
社会人として敬語がきちんと使えることはとても大切です。
間違った使い方をすると、相手に不快感を与えます。
それどころか相手からの印象が悪くなり面接に影響することも…。
注意しましょう。
敬語の使い方はこちらが参考になります ☞ リクナビ就活準備ガイド
内容は簡潔で読みやすい文章にする
誰から届いたメールか、どんな内容か、相手がすぐにわかる書き方にしましょう。
採用担当者は毎日たくさんのメールを処理しています。
そんな中でどんな内容か一読してわからないメールだと、相手がイライラすることも！
読み手の負担を少なくするためにも簡潔で分かりやすい文章にしましょう。
24時間以内に返信する
面接日程のメールが来たら、なるべく早く返信しましょう。
返信が遅いと採用担当者が日程調整に苦労したり、あなたの日程が後回しにされる場合も。
できれば24時間以内に返信するのがオススメです。
【常識】面接日程は早い方がいい！転職経験からわかった理由とは？
「cc」で届いたメールの返信は「全員に返信」を選択する
送られてきたメールが「cc」の場合、返信するときは「全員に返信」を選んで送信してください。
送られてきた方法と同じ方法で返信することが基本です。
会社のメールアドレスは使わない
転職の場合、会社のメールアドレスを使わないことが常識です。
せっかく面接まで進んだのに、勤務先のアドレスで返信してしまうと「この人、常識ないな」と思われてしまいます。
また、今の会社に転職活動がバレる恐れもあるので、勤務先のアドレスは使わないようにしましょう。
件名はそのままで！「Re」はつけたまま
メールを返信するときは件名は書き直さず、そのまま返信しましょう。
そのまま返信すれば、件名に「Re:」が付くと思いますが、そのままでOKです。
宛先の会社名・部署名・担当者名は正式名称で！
会社名は（株）と省略しないで、株式会社◯◯と書きましょう。
部署名も正確に入れてください。
また担当者の氏名はフルネームで書くこと。
もし担当者の氏名がないときは「採用ご担当者 様」でOKです。
元の文章は削除せずに残す
面接日程の連絡で送られてきた相手のメール文章は削除しないでそのまま残しておきましょう。
たまにきれいに削除している人がいますが、相手がメールの用件がわからなくなってしまうのでやめましょう。
お礼の言葉を入れる
面接の機会を与えてくれた！という感謝の気持ちを表すことが大事です。
これは社会人としてのマナー！
「お忙しい中、面接の機会をいただき誠にありがとうございます。」といったお礼の一文を入れるだけで、あなたの印象も良くなるはずです。
署名を忘れない
用件を書き終えたら、最後に署名を入れるのを忘れずに！
署名の内容は、氏名・住所・電話番号・メールアドレスでOKです。
面接日程が合わないときのメール対処法
- 面接日程は合わない、どうしよう…
- 不採用にならないかな…
こんな不安もありますよね。
日程が合わないのは仕方がないこと。
印象が悪くなったり不採用になることはまずないので安心してください。
日程変更をするときの大事なポイントがこちら。
- お詫びの気持ちを表す
- 理由を伝える
- 希望日を伝える
- 面接前日や当日に変更するときメールではなく、早めに電話する
ポイントを解説していきます。
面接日程が合わないときの対処法とは？失敗しない調整方法を解説
面接日程が合わないと不採用になる？日程調整のポイント３つと伝え方
お詫びの気持ちを表す
せっかく日程を調整してくれたのに申し訳ない、という気持ちをメールに書いてください。
「お忙しい中、せっかく面接日程の調整をしていただきながら申し訳ございません。」
こんな一文を入れるだけで、あなたの印象も良くなりますよ。
理由を伝える
細かく理由を伝える必要はありません。
就活中なら「授業があるため」、転職中の方なら「仕事の都合」「アポイントが変更できない」のような理由で大丈夫です。
くれぐれも「他社の面接があって」といった理由は避けるべきです！
他社を優先してると思われるのは印象が良くないですよ。
面接日程の変更はこの理由でOK！メールの書き方・注意点も解説
希望日を伝える
希望する面接日を伝えるときは、ピンポイントの日程はやめましょう。
自分勝手な印象を企業へ与えかねません！
マナーとして、希望日は複数の日程を設定したり、幅のある日程を伝えること。
たとえば、こんな感じです。
希望日程
- ◯月◯日(曜日) １０：００～１２：００
- ◯月◯日(曜日) １３：００～１７：００
- ◯月◯日(曜日) 終日
複数の希望日と時間帯を伝えるパターンです。
コツとしては、最低でも３候補日は設定しましょう。
相手も調整しやすくて親切です！
またこんな書き方もOK。
NGな日だけ伝える方法も調整の幅が広くなり相手に親切です。
大事なのは、相手が日程調整しやすい条件を出すこと。
ワンポイントアドバイス
面接日程は「いつでもいい」と返信するのはNG！正しい返信方法とは？
面接前日や当日に変更するときはメールNG！早めに電話する
急な仕事や交通事情など、どうしても面接に行くことができないときもあるはず。
そんな場合は、できるだけ早く電話で連絡してください。
メールだと相手が見逃す危険があります！
採用担当者へ迷惑をかけないためにも、電話で早めに連絡することが最善策です。
急な日程変更をするときの注意ポイント・電話での伝え方についてはこちらが参考になります！
面接日程を当日に変更したい！伝え方と注意点を解説【例文あり】
面接日程を電話で変更するには？大事なのはお詫びとマナー！方法を紹介
コピペOK！返信メールの書き方【４つの例文】
これまで解説したポイントを踏まえて、実践で使える例文をご紹介します。
- 企業からの面接候補日メールに対する返信メール
- 企業からの候補日が合わないときの返信メール
- 一度確定した日程を変更したいときのメール
- 面接日が確定したメールへのお礼メール
企業から日程案内メールが届いてから考えられる４つのパターンに合わせた例文なので、状況に合わせて活用できますよ。
コピペして自分なりにアレンジして活用してください！
企業からの面接候補日メールに対する返信メール
件名
宛先
人事部 ◯◯ ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは「採用ご担当者様」でOK
挨拶
貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯（あなたのフルネーム）と申します。
用件
いただいた候補日より、下記の日程を希望させていただきます。
締めの言葉
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
指定された面接日程がムリなときの返信メール
件名
宛先
人事部 ◯◯ ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは、「採用ご担当者様」でOK
挨拶
◯◯ ◯◯（あなたのフルネーム）と申します。
用件
大変申し訳ないのですが、仕事の都合でどうしても希望日程で調整することができない状況です。
下記の日程であれば必ずお伺いさせていただきます。
第二希望 ◯月◯日(◯) 終日
第三希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
締めの言葉
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
確定した日程を変更したいときの返信メール
件名
宛先
人事部 ◯◯ ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは、「採用ご担当者様」でOK
挨拶
先日、面接の日程を調整させていただきました◯◯ ◯◯（フルネーム）と申します。
用件
下記の日程であれば必ずお伺いさせていただきます。
第二希望 ◯月◯日(◯) 終日
第三希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
締めの言葉
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
面接日程が確定 お礼の返信メール
件名
宛先
人事部 ◯◯ ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは、「採用ご担当者様」でOK
挨拶
◯◯ ◯◯（あなたのフルネーム）と申します。
用件
ご指定いただいた下記の日時にお伺いさせていただきます。
締めの言葉
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
【経験者が語る】最低限押さえるべき面接対策
面接の日程が決まったら、次は面接本番です！
落ち着いて面接に臨むために注意してほしいポイントと、面接本番のポイントを解説します。
僕が就職・転職活動で実際に経験して気づいた注意ポイントで、大手の転職サイトには載っていないポイントもあるので、ぜひ参考にしてください。
準備編
４つの準備をしっかり行い、面接当日に慌てることがないようにしましょう。
- 面接場所
- 面接時間
- 持ち物
- 服装・身だしなみ
面接場所
Googleマップなどでしっかり面接場所までのルートをチェックしておきましょう。
まずは最寄り駅までの交通アクセス。
最短ルートだけでなく、別のルートもチェックしておくと交通トラブルがあった場合に焦らないので安心です。
つづいて最寄り駅から面接会場までのルート。
目印となるビルやコンビニなどを見つけておくとルートが覚えやすいです。
また面接会場のビル名もしっかりチェックしましょう。
都内では似たような高層ビルが多かったりするので、迷ってしまうこともあり要注意です。
面接時間
念のため面接時間をもう一度確認しておきましょう。
面接が増えてくると、他の面接時間と間違ってしまうこともあります。
面接会場周辺に到着するのは、できれば３０分前くらいがおすすめ。
近くで時間調整したり、トイレに行ったりできて落ち着きます。
早めに到着すれば安心できるし、最後に面接資料もチェックできていいですよ！
受付には１０分前に到着するのが一般的。
早すぎると迷惑になるので注意しましょう。
持ち物
- 筆記用具
- 携帯電話（地図チェック・時計代わり） ＊マナーモードを忘れずに
- 応募書類（履歴書・職務経歴書・自己PRなど）
- 企業の資料（企業研究のため）
- ハンカチ（ギリギリに到着して汗をかいたときなど便利）
服装・身だしなみ
面接は第一印象が大切！
特に大切なのが清潔感です。
シワシワな服装、ゆるんだネクタイ、中途半端に伸びたヒゲなどは見た目にも清潔感を感じられないので注意しましょう。
面接編
ポイントはこちらの４つ。
- 自己分析・自己PR
- 転職理由
- 志望動機
- 逆質問
それぞれ解説していきます。
自己分析・自己PR
どんな経歴があり、どんな経験をしてきたか、もっているスキルを企業へどう活かせるか、といったことをしっかりアピールする時間です。
企業がどんな人材を求めているかを事前に理解して、あなたの経験やスキルをどう活かして貢献できるかをアピールすることがポイントです！
自分のスキルがわからない人はこちらの記事をどうぞ！
【転職テク】30代は自己分析が超重要！失敗しないポイントを紹介
40代の転職で大事な自分の強み！見つけるための4つの方法を紹介
【要注意】40代転職で大切なのは自己分析！方法とコツを詳しく解説
転職理由
給料が安い、人間関係がつらいといったネガティブな転職理由は絶対にNG！
転職理由はポジティブに伝えることがポイントです。
40代は要注意！面接で転職理由を質問されたら…答え方のコツを紹介
【40代必見】失敗しない転職理由の作り方とポイント・面接にも有効！
志望動機
相手の心に響く志望動機を作るには、３つのポイントを守ってください。
- 企業の採用条件と自分の経験・実績をマッチングさせる
- 具体性・オリジナリティのある内容にする
- 熱意・思いを伝える
このポイントを押さえることで、相手が印象に残る志望動機になります。
そのために大事なのが、企業研究と採用条件をしっかり理解すること！
あわせて、書き方のテクニックを使うとますます相手に伝わる志望動機になるんです。
そんなテクニックをこちらで詳しく解説！
40代転職の志望動機はどう書くべき？書き方のテクニックとコツを紹介
逆質問
面接の最後に「何か質問はありませんか？」と聞かれて、「特にありません。」と答えてませんか？
絶対に質問してください！
早く緊張から解放されたいと思って、「特にありません。」と答えるのは、せっかくのアピールチャンスを逃していることになります。
質問することで、企業への関心度や熱意をアピールできるんです！
でも会社案内やホームページに書いてあることを質問するようなことはしないように！
企業研究していないことがバレます…。
相手が思わず考えてしまうような鋭い質問ができるとインパクトを残すことができるので、事前に質問を考えておくことがとても大切です！
まとめ：日程変更のメールはマナーと常識が大事！
面接日程を変更するときは、社会人としてのマナーと常識を守った返信メールが大切です。
これができないと、あなたの印象が悪くなり、面接に影響することもあるので注意しましょう。
最後に大事なポイントをまとめておきましょう。
✔️マナーを守るための１０の常識
- 社会人としてのマナーを守る
- 内容は簡潔で読みやすい文章にする
- 24時間以内に返信する
- 「cc」で届いたメールの返信は「全員に返信」を選択する
- 会社のメールアドレスは使わない
- 件名はそのままで 「Re：」はつけたまま
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は正式な形で
- 元の文章は削除せずに残す
- お礼の言葉を入れる
- 署名を忘れない
このポイントを守れば相手に不快感を与えないメールができます。
✔️日程変更をするときの大事なポイント
- お詫びの気持ちを表す
- 理由を伝える
- 希望日を伝える
- 面接前日や当日の変更はメールではなく、電話で早めに！
このポイントさえ押さえれば、印象が悪くなったり不採用になることはないので安心してください！
メールのやり取りから面接が始まっているといっても言い過ぎではありません。
だから社会人としてのマナーを守ったメールを書くことがとても大切なんです。
今回の記事を参考にすれば、社会人として守るべきメールの常識が理解できるだけでなく、面接日程を変更したいときの上手な伝え方もわかります。
ぜひ参考にして、面接を乗り切りましょう！
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