他社と面接日程がぶつかり変更したいけど何て伝えればいいの？
バイトのシフトと重なり面接日程を変えたい…正直に伝えて大丈夫？
こんな悩みにお答えします。
面接の日程変更したいとき、どんな理由で伝えればいいか悩むところですよね。
プライベートな理由の場合は特に困るはず…
でも正直に理由を伝えてしまうと印象が悪くなったり、最悪の場合、面接へ進めないこともあるので要注意です！
そこでこのブログでは、面接日程を変更するときのベストな理由をご紹介します。
✔️本記事の内容
- 就活・転職で違う日程変更のベストな理由
- 面接日程を変更するときの注意点
- 変更をお願いするメールの書き方【例文あり】
僕は就職氷河期に約100社への応募と面接と経験。40代の転職では延べ150社の応募と面接を経験しました！
こんな圧倒的な経験から学んだ面接ノウハウをもとに、正しい面接日程の変更方法をご紹介します。
記事では、日程変更の理由だけでなく、印象が悪くならない伝え方のポイント・注意点も解説。
記事を読み終えれば、スムーズに面接日程が変更できますよ！
ぜひ参考にしていただき、面接本番へ進みましょう。
面接の日程変更でベストな理由とは？
就活と転職の2つのケースで見ていきましょう。
就活・転職のどちらにも使えるのが「家庭の事情」です。
理由を伝えるときは、細かく伝える必要はなく、シンプルな答え方で大丈夫ですよ。
伝え方のコツは、「日程調整したがどうしても変更できなかった」というニュアンスを伝えること！
たとえば、こんな伝え方。
ちなみに、就活・転職のどちらの場合もNGな理由があります。
それは…
「他社の面接と被った」
入社意欲や優先順位が低いと言ってるようなものなので絶対に使わないでくださいね！
最終面接の日程変更は避けよう！
1次・2次面接と違い、最終面接だけはできれば日程変更しない方がいいです！
最終面接は社長や採用決定権のあるキーマンが出席するので、スケジュールの再調整が難しいからです。
相手に迷惑をかけないこともマナーのひとつだし、それ以上にあなたの印象を悪くしないためでもあります。
最終面接の日程だけはできるだけ変更しないことをオススメします！
日程変更はメール？電話？
面接まで時間があるなら、メールでOK。
文章で残るので、後でトラブルになりにくいです。
ただ、相手から返信メールが来ない場合は要注意！
相手がメールを見逃していたり、届いていない場合も。
もし日程変更が面接の直前なら…
必ず電話で連絡すること！
すぐに伝えること、確実に相手に伝えることが必要です。
それに大事な要件をメールで伝えるのは、マナーや礼儀知らずと思われる恐れも！
あなたの印象が悪くなり、面接に影響が出るので気をつけて！
面接日程を変更するときのポイント
面接日程の変更で大事なのは、相手への思いやりです。
そこで思いやりのある伝え方を6つ紹介します。
- なるべく早く連絡する（24時間以内）
- お詫びの気持ちを伝える
- 敬語を正しく使う
- 簡潔で読みやすい文章で
- 希望する日時を伝える
- 日程変更は1回のみ
それぞれポイントを見ていきましょう。
なるべく早く連絡する（24時間以内）
採用担当者の負担を少なくするため、早めに連絡しましょう。
採用担当者は通常の仕事をしながら採用業務をしています。
ひとりの日程変更によって、採用スケジュールに影響するだけでなく、採用担当者の通常の仕事にも負担になってしまいます。
面接日程が合わないときは、24時間以内に連絡して相手の負担を少なくすることを心がけましょう。
お詫びの気持ちを伝える
繰り返しになりますが、日程変更は相手に負担や迷惑をかけることになります。
迷惑をかけているという意識をもってお詫びの気持ちを伝えることが大切です。
「こちらの勝手な都合で申し訳ございません」
こんな一言で、お詫びの気持ちは伝わります。
気持ちが伝われば、あなたの印象が良くなることも！
敬語を正しく使う
せっかくお詫びの気持ちを伝えても、敬語が正しく使えてないと逆効果になることも…
敬語はビジネスマナーの基本で、正しく使えていないと相手に失礼です。
これは就活の学生も同じです！
敬語を正しく使ったメールの書き方は後ほど紹介するので、ぜひ活用してくださいね。
簡潔で読みやすい文章で
日程変更したい理由をくどくど説明するのはやめましょう。
相手が読みづらいだけでなく、言い訳に聞こえたり、言いたいことが伝わらない場合も。
日程変更に対するお詫び、理由、希望日時をわかりやすく伝えることが大切です。
希望する日時を伝える
日程変更をお願いするときは、都合のよい日時を伝えることを忘れずに！
希望日時を伝えれば、相手も調整しやすくなります。
伝えるときのポイントは、最低でも３候補日は提示すること！
候補日が複数あれば採用担当者もより調整しやすくなるので、相手の負担も少なくなります。
日程変更は1回のみ
面接日程を何回も変更するのは、相手に対して失礼です。
常識のない人と思われ、印象が悪くなること間違いなしです！
何度も変更しないためは、自分のスケジュールを事前に確認するのが大切です。
日程変更メールの書き方【例文あり】
まずは返信メールの基本的なマナーを理解しましょう。
コピペして使える例文も用意したので、ぜひ参考にしてください。
返信メール 7つのマナー
- 会社のメールアドレスは使わない
- 「cc」で届いたメールの返信は「全員に返信」を選択
- 件名は書き直さずそのままで・「Re」はつけたままでOK
- 宛先の会社名・部署名・担当者名は略さず正式名称で書く
- 署名を忘れない（氏名・住所・携帯電話・メールアドレス）
- 元の文章は削除しない（やり取りの内容がわかるように）
- 変更できたらお礼メールを返信する（日程の再確認もできる）
＊「cc」とは…情報共有のために社内の他の人にも送っているメールのこと
7つのマナーを守った例文をご紹介します。
返信メールの例文【コピペOK】
件名
宛名
人事部 ◯◯（フルネーム）様
＊担当者名がないときは、「採用ご担当者様」でOK
挨拶
◯◯ ◯◯（あなたの氏名）と申します。
用件
この度は、面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、仕事（学業）の都合でどうしても希望日程で調整することができない状況です。
希望日の提示
こちらの勝手な都合で恐縮ですが、別の日程で調整していただくことは可能でしょうか。
下記の日程であれば必ずお伺いさせていただきます。
第一希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
第二希望 ◯月◯日(◯) 終日
第三希望 ◯月◯日(◯) ◯時～
締めの言葉
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
住所
携帯電話
メールアドレス
＊企業から届いたメール文はそのまま残す
【例文コピペOK】面接の日程調整メールの書き方・10の常識を解説
まとめ：変更理由は「学業・仕事の都合」でOK
面接日程の変更理由は、学業の都合・仕事の都合・家庭の事情で大丈夫です。
大事なのは、思いやりのある伝え方。
どうしても調整できなかったという姿勢を伝えるのがポイントです。
最後にポイントをおさらいして終わりましょう。
✔️面接日程を変更するときのポイント
- なるべく早く連絡する（24時間以内）
- お詫びの気持ちを伝える
- 敬語を正しく使う
- 内容は簡潔で読みやすい文章に
- 希望する日時を伝える
- 日程変更は1回のみ
このポイントを押さえれば、スムーズに日程変更ができます。
ぜひ参考にしてください！
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